De Burgerlijke Stand - het door de overheid registreren van geboorte, huwelijk en overlijden - begon in Engeland en Wales op 1 juli 1837.Lokale registratie districten hadden de jurisdictie om burgerlijke gebeurtenissen te registreren maar zij waren verplicht om elk kwartaal kopieën van hun gegevens door te zenden naar het algemene registratie bureau (General Register Office of GRO) in Londen. De GRO maakte indexen voor deze records die zijn gerangschikt op gebeurtenis, jaar, kwartaal en vervolgens alfabetisch gesorteerd op achternaam.
De informatie die in de index werd opgenomen is in de loop van de tijd gewijzigd. De overlijdensindex bevat altijd de naam van de overledene, het district waar de registratie plaatsvond en referentie informatie (boek- en paginanummers). Van 1866 tot maart 1969 bevat de index de overlijdensdatum in plaats van de leeftijd.
Met de gegevens uit de index kan, tegen betaling, een kopie van een overlijdensakte worden opgevraagd bij de GRO via hun Certificate Ordering Service. Afhankelijk van het jaar kan op een volledige overlijdensakte vermeld staan: naam van de overledene, overlijdensdatum, overlijdensplaats, leeftijd, geslacht, beroep, doodsoorzaak, naam van de ouder als de overledene een kind is, de naam van de aangever, woonplaats, de relatie met de overledene en de registratiedatum.
NB: De informatie die op de overlijdensakte is vastgelegd is slechts zo accuraat als de kennis van de persoon die het heeft gemeld. Het is belangrijk om aandacht te schenken aan wie de aangever was en aan zijn relatie met de overledene. Hoe enger de relatie, hoe betrouwbaarder de informatie waarschijnlijk is.
Voor de jaren waarvan beelden van de index beschikbaar zijn, is het raadzaam om de verkregen informatie ook visueel te verifiëren. Het komt voor dat er fouten gemaakt worden bij de transcriptie. Een "5" wordt bijvoorbeeld onbedoeld overgenomen als een "3". Aangezien het opvragen van kopieën een betaalde dienst is, is het speciaal belangrijk om vast te stellen data alle referentienummers correct zijn alvorens een bestelling te plaatsen
Tip: Als een persoon meerdere voornamen had, werden daar soms maar een of twee van opgenomen in de index. Bovendien werden soms alleen de initialen gebruikt voor (een deel van) de voornamen. Als u moeite heeft om iemand in de index te vinden, gebruik dan bij het zoeken eens andere voornamen, initialen of roepnamen van de persoon.
Genealogische publicaties zijn auteursrechtelijk beschermd. Alhoewel gegevens veelal uit openbare archieven afkomstig zijn, levert het opzoeken, interpreteren, verzamelen, selecteren en ordenen van die gegevens een uniek werk op. Auteursrechtelijk beschermd werk mag niet zondermeer gekopieerd of herpubliceerd worden.
Houdt u aan de volgende regels
Vraag toestemming voor het overnemen van gegevens of licht de auteur op z'n minst in, de kans is groot dat de auteur toestemming geeft, vaak leidt het contact ook weer tot meer uitwisseling van gegevens.
Gebruik de gegevens pas nadat u deze heeft gecontroleerd, het liefst bij de bron (het archief).
Vermeld van wie u de gegevens heeft overgenomen, idealiter ook zijn/haar originele bron.